ニュースリリース

 1877年創業の総合印刷会社、アインズ株式会社（本社：滋賀県蒲生郡竜王町鏡2291-3、代表取締役社長：谷口彰氏）は、全体最適化プロジェクト（2017年1月スタート）の一環として、2018年5月に『XMF』『XMF Remote』を導入した。当初から営業部門を含む全社での活用を目的に導入し、計画的な活用定着を進め、制作部門の業務効率化やミスの減少に加えて、営業部門でも本来の営業活動のための時間創出などを実現している。導入に至った経緯や具体的な活用方法、成果、クライアントにおける活用・定着のポイントなどについて、経営企画本部 副本部長・三林照幸氏、プリプレス部 部長・鈴川清一氏、プリプレス部 プリプレス工程課 課長・木内和弘氏、プリプレス部 プリプレス工程課 主任・村方学氏、本社営業 主任・畑元気氏に伺った。

    
   左から三林副本部長、鈴川部長、木内課長

　左から村方主任、畑主任　

■FFGSによる業務フローの現状分析レポート結果と操作性の高さが導入の決め手に

　アインズは1877年（明治10年）に山田兵三郎商店として創業、今年（2022年）で創業145年の歴史を持つ総合印刷会社である。1961年に山田印刷株式会社に改組し、1998年、総合情報企業への新たな躍進の決意を込め、アインズ株式会社へと社名変更した。滋賀県を中心に全国12カ所に支社・営業所を展開。売上高は40億6,000万円（2021年度実績）で、現状は、売上構成のほとんどが印刷によるものであるが、新規事業開発にも積極的に取り組んでおり、「時代が求めるコミュニケーションツールでお客様に唯一無二の価値を提供します」を経営理念に掲げる。また、各地の代表的な中堅印刷企業による事業協同組合EPC-JAPANや全国農協印刷連盟などの業界ネットワークに参加する。
 「当社では、コミュニケーション・プラットホーム・カンパニーを目指して、社会問題の解決に貢献すべく、カタログやパンフレット、伝票類といった印刷事業から、自社製品の開発、地元滋賀県の方々をサポートするクラウドファンディング事業まで、幅広く展開しています」（三林副本部長）
　中核となる印刷事業では、2017年1月から「営業活動の時間創出」や「入稿から生産までの時間短縮」などを目的とした全体最適化プロジェクトを推進。同社はこのプロジェクトの成功にXMF・XMF Remoteが不可欠だと判断し、2018年5月に導入した。
　この導入判断を後押ししたのは、FFGSによるエスノグラフィ分析（業務フローの現状分析）であった。この分析によって営業・間接部門・生産工程の課題が可視化され、それらの課題を解決する上でXMF・XMF Remoteが大きく役立つということが明確になった。
「FFGSさんの分析をもとに当社の業務フローの課題解決を進めた結果、XMFによって効率的な生産体制・業務フローを構築できることがわかりました。また、XMF Remoteを活用することで、営業のデスクワークの工数削減により時間を創出でき、ソリューション営業に注力したり、リモート校正によるお客さまとの関係強化、顧客接点の増加を図るなど、営業改革の促進にもつながるということが明らかになりました」（三林副本部長）
　当時、アインズは他社製ワークフローシステムを使用していたが、Webポータルシステムの導入検討のため複数のメーカーのシステムを評価した。その結果、前述の理由に加え、XMF Remoteの操作性の高さにより、多くの顧客に使用していいただけると直感的に判断できたことで、XMF Remoteの導入に踏み切ったという。
　導入後は半年ほどかけてXMF(RIP)のCTP版出力のためのテンプレートの作成などの運用環境の準備を進め、2018年9月からXMF Remoteの実運用を開始した。

■ジョブファイル転送、デジタル検版が制作業務の効率化に大きく寄与

　アインズでは現在、本社・東京支社・中部営業部の3拠点に30名以上の制作スタッフがおり、全員がXMF Remoteを活用している。制作部門への導入・定着に当たっては、当時全体最適化プロジェクトにおけるXMF・XMF Remoteの担当であった、三林副本部長と鈴川部長が中心となって説明会を開催し、使い方を周知しながら、すべての制作データをXMF Remoteに登録する全ジョブ運用を推進したという。
「ただ機能を説明するだけでなく、実際に使ってもらいながら個別の問い合わせにも対応し、便利さを理解してもらい、定着を図っていきました」（三林副本部長）
　現在、XMF Remoteに登録されているジョブ数は約1,200件。毎月200件ほどのジョブが新規に登録されている。
　XMF Remoteの導入を機に、同社では営業だけでなく制作スタッフもクライアントと直接やり取りをするようになった。その結果、校正の際、クライアントが求めていることを制作部門で直接把握できるようになり、スムーズな対応が可能に。また、修正結果を制作データに反映させるまでのタイムラグも大幅に削減できた。
「印刷用の素材データなどのやり取りには、ジョブファイル転送の機能が重宝しています。お客さまと営業、制作の3者でファイル共有が簡単に行なえ、また大容量のデータにも対応できるため非常に便利です。外注先や外部デザイナーなどもメンバーに加えておけば、従来のように全員に転送する手間が削減でき、ミスの防止も図れます」（木内課長）
　さらに、修正箇所が自動的に比較・表示されるXMF Remoteの自動検版機能も、制作業務の効率化に大きく寄与している。
「自動検版機能の最大のメリットは、制作スタッフ本人が意図していないデータの変更があった場合に、それを確実に発見できる点です。アナログの検版ではやはり限界があります。この機能により、修正指示があった箇所以外も含めた全体の検版が確実に行なえるようになったことで、安心して次工程に回せるようになり、ミスも減りました」（鈴川部長）
　これらの相乗効果により、XMF Remote導入後、製版部門の生産性が従来の約2倍に向上しているという。


     ジョブごとに原稿や素材データを管理できるため、メール整理などの負荷も軽減されている

■「本来の営業活動」に、より多くの時間を使えるようになった

　営業部門については、すべてのジョブに対して、営業担当者が各営業所のプリンターで本社のXMFでRIP済のデータによる校正紙を出力して、クライアントに届けるという運用を想定し、XMF Remoteの運用定着を進めた。校正紙の出力には、XMF Remote導入前から各拠点に設置していたプロダクションプリンター『DocuColor 1450 GA』を使用する。
「当社の生産工程はJapan Colorに準拠した環境を構築しており、『DocuColor 1450 GA』もそれに合わせて調整しています。毎週キャリブレーションを行ない、校正の信頼性を維持しています」（三林副本部長）
　XMF Remote導入による営業部門のメリットとして、畑主任は、「様々なお客さまへの提案など本来の営業活動に、より多くの時間を充てることができるようになったこと」を挙げる。進捗状況を社外からでも確認できるようになり、校正や入稿対応のために外出時間を遅らせたり、営業拠点に戻ったりする必要がなくなったためだ。紙ベースでの校正のやり取りが必要な仕事でも、事前にXMF Remoteでデータを共有しておくことで、よりスムーズな進行が可能になったという。
　さらに、データ管理などの作業も大幅に効率化できた。
「これまで、お客さまからメールで原稿を受け取ることが多く、複数の案件が重なった時など、データの整理に多くの手間と時間がかかっていましたが、XMF Remoteでは、ジョブごとの共有フォルダにデータを入れて関係者で共有できるので、その手間が省けました。この共有フォルダは、入稿だけでなく、スケジュール表などの共有管理や、撮影写真・Web用データなどの納品などにも使っています」（畑主任）


    関係者間でのデータのやり取りが大幅に効率化され、ミスの削減にも繋がっている

■オンライン校正が、クライアントへの新たな価値提供になる

　XMF Remoteは現在、アインズにとって重要なコミュニケーションインフラとして定着しており、クライアントの登録件数は約130社・約400アカウントに上る。
「たとえば、過去にメールでのやり取りで不都合を感じられていたお客さまなどには、大きなメリットを実感していただいています」（木内課長）
　また、同社では日頃の営業活動で新しい提案を行なう際には、必ずXMF Remoteの活用を盛り込んでおり、とくに若い世代の担当者には受け入れられやすいという。
「企画書を使わずにXMF Remoteの画面をお見せしながら説明した後、マニュアルとアカウント登録のメールをお送りしただけで、そのまま使っていただいたケースもあります」（畑主任）
　印刷物の種類別に見ると、とりわけ広報誌関係の仕事では早い段階から活用が進んでいる。ある自治体の広報誌コンペでは、XMF Remoteによるオンライン校正を提案に盛り込んだことが採用の決め手になった。この案件では、担当営業ではなく、制作スタッフを直接の窓口としたことで校正の遅延や校了下版などに柔軟に対応でき、また営業の負担も軽減できたという。
「もちろん、広報誌だけでなく、パンフレットも多いですし、最近では帳票も増えています。他にも、ページものやチラシなど、さまざまな仕事でシステムを採用し、ご利用いただいています」（村方主任）
　最近では、デジタルブックの案件でもオンライン校正が採用されているという。
「XMF Remoteの導入によって受注できる仕事の幅が広がり、また既存のお客さまの中でも、いままで入り込めていなかった部署の仕事を獲得できるようにもなりました」（木内課長）
　コロナ禍となってからは、社会的に「非接触」「非対面」が求められるようになったことから、同社はXMF Remoteを「非接触型校正システム」という名称で提案している。興味を持ったクライアントには、まずテスト使用でメリットを体感してもらった上で、営業から改めて具体的な運用などについて説明するという流れで提案を行ない、着々とユーザー数を増やしている。
　しかしながら、XMF Remoteを使って制作スタッフやデザイナーが直接クライアントとコミュニケーションをとることは非常に有効である一方、必ずしも十分な対応ができない場合もある。そこで、アインズでは村方主任を中心にXMF Remote対応の専門部署を組織した。
「この部署は、制作部門とお客さまの間に立って制作のサポートなどを行ないます。ただ、校正の指示が細かい場合などには、営業がお客さまからお伺いした内容を、この部署で一度整理して制作に伝えるようにしています」（木内課長）
　この部署では、クライアントに対して定期的にXMF Remoteの満足度調査も行なっている。
「XMF Remoteの使い勝手や当社の対応などについて、満足度と併せて、不満な点もお伺いしています。調査結果は営業とも共有し、とくに不満の多い点があれば、改善に注力しています。こうした取り組みの結果、お客さまの満足度は70％を上回っています」（村方主任）

■「利益」と「社会貢献」の両立を実現する重要なツール

 アインズは創業140周年を迎えた2017年に「アインズ“SDGs宣言”」を発表。社会貢献の観点からSDGsの取り組みにも力を入れている。
「営業的な動きに加えて、地域社会との繋がりを深めたり、社員満足度を向上させたりすることにも力を入れています。SDGsの目標達成に貢献しながら自社の成長も図るため、今年から『利益』と『社会貢献』の両立を目指すESG経営にも取り組んでいます」（木内課長）
  三林副本部長によれば、XMF・XMF Remoteはその「利益」と「社会貢献」の両立を実現する重要なツールであるという。
 
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 アインズはいち早くSDGs活動に注力。"17の目標"を子ども
向けに分かりやすく紹介する絵本も発行している

「コロナ禍で校正業務の非接触化・オンライン化が進みましたが、それ以前からXMF Remoteの活用に取り組んでいた当社は、他社に先んじて差別化を図ることができました。また、顧客満足度調査などを通じて、お客さまとのやり取りがスムーズになり、お客さまの要望をしっかりと理解した上で的確な対応ができるようにもなったと思います。その結果、お客さまからの信頼が得られているのだと考えています」
　最後に三林副本部長は、「XMF・XMF Remoteは、生産工程、営業部門を含めた全体最適化を実現しながら、お客さまから求められる確かな品質の製品・サービスを提供するのに不可欠なツールになっている」と語り、今後もクライアントとの関係性強化に活かしていく考えを改めて強調した。